La gestion administrative de l’entreprise, une nécessité pour le dirigeant

De par votre responsabilité de chef d’entreprise, vous devez effectuer les différentes tâches liées à la gestion administrative de votre structure. L’activité regroupe plusieurs missions d’importance et soulève en parallèle différents enjeux. 

En quoi consiste la gestion administrative de votre entreprise ?

La gestion administrative peut pour certaines personnes être une notion assez vague, chacun pouvant y inclure sa propre vision.

Pour autant, il existe une définition qui fait l’unanimité :  la gestion administrative est l’activité qui consiste à effectuer l’ensemble des formalités et des tâches obligatoires, afin d’être en conformité avec la loi.
La gestion administrative d’une entreprise se penche sur trois domaines essentiels :

la comptabilité

• édition des devis et des factures
• paiement des factures fournisseurs
• déclaration périodique du chiffre d’affaires
• déclaration et paiement de la TVA
• déclaration et paiement des cotisations sociales
• paiement des impôts : impôt sur les sociétés, cotisation foncière des entreprises…
• édition et dépôt des pièces comptables : livre-journal, grand livre, livre d’inventaire

les achats et les ventes

• enregistrement comptable des ventes et des achats
• gestion des commandes fournisseurs
• gestion des stocks

les ressources humaines

• respect et suivi de la législation
• gestion des contrats de travail
• recrutement du personnel (Liens vers « Comment faire face aux problématiques de recrutement ? »)
• édition et gestion des fiches de paie
• gestion des absences (congés, arrêts maladie, RTT…)
• gestion des formations professionnelles obligatoires

En somme, la gestion administrative de votre société revient d’une part à tenir une comptabilité rigoureuse afin de vous assurer que la santé financière de votre entreprise est bonne et d’autre part à gérer le personnel.

Les objectifs et les enjeux de la gestion administrative de votre entreprise

Si de nombreux chefs d’entreprise font le choix d’externaliser tout ou partie de la gestion administrative de leur activité, c’est en raison du fait qu’il s’agit d’une activité hautement stratégique.

La gestion administrative vise en effet différents objectifs

• Réaliser des économies, sinon ne pas perdre d’argent inutilement.
  Une bonne gestion administrative des encours clients, du paiement des factures fournisseurs, du paiement à temps des cotisations sociales et des impôts sont le gage d’une bonne stabilité financière et d’un bon niveau de trésorerie, ce qui est bien souvent le nerf de la guerre.
• Gagner du temps.
  Grâce à une gestion administrative bien menée, c’est-à-dire avec méthode et rigueur, vous avez la possibilité de vous dégager un temps précieux au quotidien pour mener à bien d’autres tâches essentielles, à commencer par le développement de votre activité (Liens vers « Dirigeant : Comment pérenniser l’activité commerciale de votre entreprise ?) »  Cela vous permet par ailleurs d’être plus efficace, de pouvoir vous concentrer sur le cœur de votre métier : diriger votre entreprise, maintenir à flot l’activité commerciale et la développer !

L’activité soulève par ailleurs différents enjeux :

Dans l’entreprise, il s’agit d’un département – ou d’un service en fonction de la taille de la structure – qui doit pouvoir s’adapter régulièrement aux nouvelles législations. Cela implique de mener une veille réglementaire et juridique continue afin d’être en conformité avec les nouvelles dispositions légales, sociales et fiscales. Et cela soulève donc un enjeu de compétences de la part du chef d’entreprise ou de ses collaborateurs.

Enfin, la gestion administrative ne doit pas être un frein pour l’entreprise, et encore moins pour le dirigeant. Les nombreuses tâches doivent être réalisées dans les temps les plus courts possibles, afin de pouvoir concentrer les efforts sur des actions à plus haute valeur ajoutée, à commencer par celles qui permettent de générer du chiffre d’affaires. Il y a donc ici un double enjeu :  un enjeu de rapidité et un enjeu financier.

La gestion administrative est un service stratégique de l’entreprise, garant de son bon fonctionnement financier, comptable et juridique. Face aux enjeux que l’activité soulève, de nombreux dirigeants font le choix d’externaliser les tâches les plus techniques. Cela représente un poste budgétaire à prendre en considération mais qui peut s’avérer bénéfique car l’entreprise gagne ainsi en efficacité et le dirigeant peut se concentrer sur son cœur de métier.