Comment professionnaliser la fonction RH de votre PME ?

L’amélioration de la compétitivité des PME passe par un outillage efficace de la fonction RH. Par où commencer ? Vers quelles solutions se tourner ? Faisons un tour d’horizon des outils qui vous feront gagner du temps tout en améliorant votre suivi RH.

Utilisez des outils pour recruter plus facilement

Pour affronter les problématiques de recrutement, la construction d’une marque employeur forte est devenue incontournable mais prend du temps. Parallèlement à cette démarche, votre PME peut néanmoins augmenter ses chances de recruter en explorant deux pistes dès maintenant.
Tout d’abord, établissez une sorte de « modèle » d’offre d’emploi, en mettant en valeur les points qui rendent votre entreprise attractive (valeurs, histoire, méthodes managériales…). Cette base vous servira pour vos offres d’emploi, votre site, les entretiens de recrutement

Ensuite, n’hésitez pas à tester les différents jobboards, chacun ayant ses particularités (généralistes ou spécialisés) et ses avantages. À titre d’exemple, l’interface de Pôle emploi propose les compétences attendues dès la saisie du métier recherché, ce qui vous aidera si vous peinez à identifier le profil dont votre entreprise a besoin.

Construisez vos propres outils de pilotage RH

Les ressources humaines nécessitent d’avoir une vue globale sur ce qui se passe dans l’entreprise et les échéances à venir. Avec des outils comme Excel ou Google Sheets, il est désormais facile de construire des tableaux de bord pour suivre différents sujets :

• les plannings et les congés, de façon à anticiper les remplacements et besoins en recrutement ;
• le budget, pour un règlement en temps et en heure des sommes dues (factures des prestataires, paiement des cotisations…) et une bonne maîtrise des dépenses RH ;
• les formations, pour repérer plus facilement les besoins et les salariés avec lesquels échanger sur le sujet;
• les visites médicales, pour respecter des règles fixées en la matière ;
• les communications à prévoir, pour piloter votre marque employeur efficacement et vous adapter aux recherches effectuées par les candidats.

Quels que soient vos tableaux de bord, misez sur la clarté ! Codes couleur, choix des intitulés…les outils de pilotage RH doivent faciliter l’accès aux informations et la prise de décision.

Mettez au point des trames RH

Les ressources humaines impliquent d’échanger de façon récurrente avec différents interlocuteurs (candidats, salariés, partenaires, administrations). Pour gagner du temps, l’idéal est de constituer une bibliothèque de modèles (lettre de rejet de candidature, convocation à un entretien, compte-rendu de réunion etc.).
Il est également utile de se doter de trames pour mener les entretiens prévus dans différents contextes (recrutement, fin de période d’essai, entretien professionel, évaluation de formation…). Bien conçues, elles évitent d’oublier certains points et garantissent un mode de fonctionnement homogène au sein de l’entreprise.

Prévoyez des outils pour accueillir les nouveaux collaborateurs

La qualité de vie au travail constituant une des clés pour garder les salariés, mieux vaut commencer la relation de travail avec un accueil digne de ce nom ! Pour faciliter l’intégration des salariés, dotez-vous de deux outils :

• un organigramme à jour, qui les aidera à comprendre l’organisation et leur rôle ;
• un livret d’accueil, qui les renseignera sur l’ADN de votre PME tout en leur donnant toutes les informations pratiques.

Envisagez d’investir dans un SIRH

Si vous souhaitez aller plus loin dans la professionnalisation de votre fonction RH, le SIRH (Système d’informations Ressources Humaines) se présente comme un outil « tout en un » pour automatiser tout ou partie des tâches RH : gestion de la paie, prestations sociales, recrutement, formation, évolution des carrières, planning…Il existe une multitude de possibilités, que votre entreprise choisisse d’acheter une suite logicielle ou de s’abonner à la plateforme de son choix.
Dans tous les cas, l’adoption d’un SIRH offre l’opportunité de se débarrasser des tâches chronophages sans valeur ajoutée, ce qui laisse davantage de temps pour se consacrer aux sujets de fond comme la marque employeur. C’est aussi un bon moyen pour assurer un meilleur suivi et limiter les risques d’oubli.

Avec ou sans SIRH, la professionnalisation de la fonction RH nécessite d’automatiser certaines tâches, outre la nécessité absolue de se doter des documents obligatoires (registre du personnel, document unique d’évaluation des risques professionnels…).